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Lohnabrechnung leicht gemacht (Quelle: Bigstock-ID-54197273-by-kunertuscom)

Lohnabrechnung in kleinen & mittleren Unternehmen

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Bei seiner Existenzgründung ist der Jungunternehmer bestrebt, Ausgaben und Kosten möglichst niedrig zu halten. Das Ersparte wurde für einmalige Investitionen verwendet. Sofern es nicht ausgereicht hat, musste der Restbetrag durch einen kurzfristigen Kredit oder durch ein längerfristiges Darlehen fremdfinanziert werden. Der Selbstständige beziehungsweise Freiberufler muss seine verfügbare Arbeitszeit dazu aufwenden, um buchstäblich Geld zu verdienen. Aufträge sind zu generieren und termingerecht zu erledigen. Das Hauptaugenmerk des Unternehmers gilt dem Umsatz und dem daraus resultierenden Gewinn. Der wird umso größer, je geringer die betriebsbedingten Ausgaben sind.

Personal- und Verwaltungskosten möglichst niedrig halten

Ein expandierendes Unternehmen verursacht ganz zwangsläufig mehr Verwaltungsaufwand. Der muss täglich bearbeitet und insofern bewältigt werden. Nicht alles lässt sich automatisieren und schematisieren. Ein gewisser Personaleinsatz ist unvermeidbar. Der Selbstständige gliedert sein junges Unternehmen in die drei Bereiche:

  • Geschäftsführung
  • Sekretariat
  • Buchhaltung

Zunächst werden diese Positionen mit Minijobbern bei einem Monatsverdienst von bis zu 450 Euro besetzt. Der Inhaber selbst oder das Sekretariat erledigen zu Beginn die Arbeiten der Buchhaltung. Das wird kurz über lang zu viel, sodass auch diese Position personell besetzt werden muss. Die Firma wächst weiter. Umsatz und Gewinn steigen, und damit auch der Aufwand an Verwaltung sowie Personal. Das Sekretariat muss halbtags besetzt sein, und auch für die Buchhaltung wird eine Teilzeitkraft notwendig. Hinzu kommen weitere Mitarbeiter in anderen Unternehmensbereichen. Zu ihnen gehören beispielsweise Saisonarbeiter, Zeit- und Leiharbeiter, Stundenkräfte, oder bezahlte sowie unbezahlte Praktikanten. Der Unternehmer schöpft finanzielle Möglichkeiten aus, um für das dringend benötigte Personal Zuschüsse vom Jobcenter zu bekommen. Die werden bewilligt, müssen jedoch auf Euro und Cent genau nachgewiesen werden.

Monatliche Lohn-/Gehaltsabrechnungen müssen stimmen

Die monatliche Abrechnung der Personalkosten ist ein regelmäßig wiederkehrender zeitlicher und organisatorischer Aufwand. Mit jedem Mitarbeiter besteht ein Vertrag – der sogenannte Arbeits- oder Anstellungsvertrag. Zu den Arbeitgeberpflichten gehören auch die pünktliche Entgeltzahlung sowie die Abführung von Steuern und Abgaben an das örtliche Finanzamt, an die Krankenkasse jedes einzelnen Arbeitnehmers, sowie an die Minijobzentrale für die geringfügig Beschäftigten. Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Arbeitsvertrag, und dementsprechend individuell ist jede einzelne Lohnabrechnung. Dennoch, oder gerade deswegen muss alles stimmen. Darauf hat der Arbeitnehmer ein Recht. Im Übrigen werden die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Lohnabrechnungen in regelmäßigen Abständen vom Finanzamt sowie vom Rentenversicherungsträger geprüft. Alle Arbeitnehmer erhalten Kontrollmitteilungen und Beitragsnachweise. Für den Selbstständigen bedeutet das eine Fülle an Arbeit, Büroaufwand und auch Verantwortung für sein Team. Dem muss der Arbeitgeber gerecht werden, und das möchte er auch. Für ihn stellt sich in dieser Situation die Frage, auf welche Weise dieses Arbeitsproblem möglichst effizient, also wirtschaftlich gelöst werden kann.

Fachpersonal kostet Manpower und Geld

Eine von mehreren Möglichkeiten ist die Anstellung einer ausgebildeten Fachkraft in den Bereichen Personal und Buchhaltung. Für den Unternehmer hat das den Vorteil, Kompetenz und Zuständigkeit übertragen, also abgeben zu können. Die letztendliche Verantwortung bleibt nach wie vor bei ihm, weil Angestellte nur auf Weisung hin handeln. Im Außenverhältnis bleibt der Arbeitgeber immer noch der einzige Ansprechpartner. Eine solche Fachkraft kostet den Unternehmer, inklusive der Beiträge zur Sozialversicherung, monatlich durchaus einen deutlichen vierstelligen Eurobetrag. Das ist Geld, was er Monat für Monat erwirtschaften muss. Er wird ganz automatisch nach Möglichkeiten suchen, um mit einem geringeren Aufwand denselben oder einen noch besseren Erfolg zu erreichen. Gleichzeitig muss er als Arbeitgeber sicherstellen, dass dauerhaft jede einzelne Entgeltabrechnung nach geltendem Recht und Gesetz erstellt wird. Alle aktuellen Neuerungen zu kennen und zu beachten ist keineswegs einfach. Für den Unternehmer ist es aber nach wie vor am vordringlichsten, Aufträge zu akquirieren und dafür zu sorgen, dass sie auftragsgemäß erledigt werden. Erst danach kann die erbrachte Leistung in Rechnung gestellt werden.

Lohnabrechnungssoftware mit regelmäßigem Update als Lösung

Die gangbare, wenn nicht sogar ideale Lösung ist ein EDV-Softwareprogramm für die Lohnabrechnung. Das Unternehmen ist ohnehin schon mit mehreren PC-Arbeitsplätzen ausgestattet. Sie sind zumindest teilweise untereinander vernetzt. Die Lohnabrechnungssoftware ist in aller Regel eine Einzelplatzversion, also für einen Arbeitsplatz bestimmt. Der Unternehmer kann entscheiden, ob er bei dieser Erleichterung die Lohnabrechnung doch selbst übernimmt, oder welchem Mitarbeiter er sie überträgt. Ein modernes sogenanntes Lohnabrechnungsprogramm erledigt alle Arbeitsschritte bis hin zum Ausdruck der Entgeltbescheinigungen sowie aller Anmeldungen zu Behörden, Krankenkassen, Versicherungen und sonstigen Institutionen. Voraussetzung dafür ist das Beherrschen des Softwareprogrammes. Für diesen Lernvorgang bietet das Softwareunternehmen ausführliche Schulungen sowie einen anschließenden Support an. Für den Selbstständigen steht fest, dass der Einsatz einer Lohnabrechnungssoftware auf jeden Fall kostensparend ist. Die Anschaffungs- und Schulungskosen sind einmalige Ausgaben. Der laufende Support sowie die regelmäßigen Updates zur Aktualisierung des Programms bleiben mehr als überschaubare Ausgaben. Demgegenüber stehen die Einsparungen bei Personal und Verwaltung. Wenn der Unternehmer die Lohnabrechnung selbst übernimmt, dann erübrigt sich ein weitergehender Personaleinsatz dafür. Anderenfalls kann der Arbeitsaufwand für eine eingearbeitete Fachkraft, die mit der Lohnabrechnungssoftware vertraut ist, deutlich reduziert werden.

Vielfältige Vorteile mit Lohnabrechnungssoftware

Die Benutzung einer Lohnabrechnungssoftware ist auch deswegen so angebracht wie notwendig, weil Behörden, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger und andere Institutionen ausschließlich auf EDV-Basis miteinander kommunizieren. Handschriftlich ausgefüllte Unterlagen werden nicht akzeptiert, sie können vielfach gar nicht verarbeitet werden. Vergleichbar mit einer Onlineüberweisung sind Meldungen nur mit PIN und TAN möglich. Der Unternehmer steht eher vor der Wahl, für welche Lohnabrechnungssoftware er sich letztendlich entscheidet. Dabei muss er bei einem Vergleich der einzelnen Softwareangebote auf ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis achten. Zu den wünschenswerten Leistungsmerkmalen gehören unter anderem:

  • Zeitnahe und schnelle Lohnabrechnung
  • Gesetzeskonforme und regelmäßige Updates
  • Direkte Anbindung an das örtliche Betriebsfinanzamt
  • Uneingeschränkte Abrechnungsmöglichkeit für alle Lohnarten
  • Vorab-Testabrechnung zur Überprüfung
  • Elektronischer Datenaustausch mit allen Behörden, Kassen, Versicherungen
  • Einfache Menüführung 
  • Datensicherheit durch Serverstandort in Deutschland

Mit einem guten, sprich zu dem Unternehmen individuell passenden Lohnabrechnungsprogramm lassen sich zusätzlich noch indirekt Kosten sparen. Je besser und reibungsloser alles läuft, umso niedriger ist der Aufwand für die Beratung, und letztendlich für die Manpower desjenigen, der damit arbeitet. Unbestritten ist eine deutliche Zeitersparnis. Langfristig gedacht sollte das Softwareprogramm auf jeden Fall auch ausbaufähig sein. Mit der Entscheidung zu dieser oder zu jener Softwarelösung bindet sich der Unternehmer für die kommenden Jahre, manchmal auch Jahrzehnte. Ein längeres Abwägen und Vergleichen in dieser Situation kann Ausgaben sparen, die sich im Laufe der Zeit, wie es heißt, leicht aufsummieren. Von dem Angebot des ein- oder mehrmonatigen kostenlosen Gratistests sollte auf jeden Fall Gebrauch gemacht werden – und das durchaus bei mehreren Anbietern. Für die Anschaffung einer Lohnabrechnungssoftware sollte sich der Selbstständige beziehungsweise Freiberufler durchaus ein halbes Jahr Zeit lassen, um ganz sicher zu sein, sich im Endeffekt für das richtige Lohnabrechnungsprogramm entschieden zu haben.

 

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