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Rechnung richtig stellen - eine Herausforderung für viele Kleinunternehmer!

Rechnungen für die Nebentätigkeit richtig erstellen

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Im digitalen Zeitalter ist es leichter denn je, Geld nebenbei zu verdienen. Zahlreiche Menschen erweitern mit ihrer Nebentätigkeit ihr monatliches Einkommen bequem von zu Hause aus. Damit alles im legalen Rahmen bleibt, müssen sie eine Rechnung erstellen. Was diese beinhalten muss und wie Rechnungen effizient erstellt werden, erklärt dieser Artikel im Anschluss.

Nie zuvor gab es in Deutschland so viele Arbeitnehmer wie heute – über 43 Millionen, um genau zu sein[1]. Seit der Weltwirtschaftskrise steigt die Nachfrage im Dienstleistungssektor von Jahr zu Jahr. Zwar gibt es immer weniger Selbstständige, aber zahlreiche Arbeitnehmer beschäftigen sich neben ihrem Hauptberuf mit weiteren Projekten. Das Thema Nebentätigkeit ist für Verbraucher wichtiger denn je. Nie zuvor war es so einfach, nebenbei Geld zu verdienen. In einigen Fällen verlassen die Menschen nicht einmal ihr Zuhause. Ihre Nebentätigkeit führen sie vor dem heimischen Bildschirm aus.

Die Steuerpflicht in Deutschland lebender Personen

Jede Tätigkeit, ob haupt- oder nebenberuflich, unterliegt gemäß §§ 8 und 9 Abgabenordnung (AO) der Steuerpflicht. Es spielt keine Rolle, ob die Einkünfte aus einer Neben- oder Haupttätigkeit entstehen. Bei mehreren ausgeübten Tätigkeiten zählt die Summe der Einkünfte. Genauere Informationen zur Besteuerung von Nebentätigkeiten gibt es bei der Handelskammer Hamburg.

Je nach Umfang der Nebentätigkeit kann es sich lohnen, ein Gewerbe anzumelden. Der Grund ist simpel: Der Verbraucher kann Rechnungen erstellen und mit verschiedenen Unternehmen zusammenarbeiten. Als Kleinunternehmer beispielsweise wird keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

  1. der Vorjahresumsatz übersteigt nicht den Wert von 17.500 Euro
  2. im laufenden Jahr wird der Umsatz nicht höher als 50.000 Euro sein

Gemäß der Kleinunterregelung ist es nicht möglich, die Vorsteuer geltend zu machen, es sei denn, es wird gegenüber dem Finanzamt auf die Anwendung der Regelung verzichtet.

Pflichtangaben, die eine Rechnung enthalten muss

Das Ausstellen von Rechnungen wird im § 14 des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Unternehmer sollten darauf achten, korrekte Rechnungen auszustellen und zu erhalten, damit es später keine Probleme mit dem Finanzamt kommt. Gerade für Anfänger im Bereich Unternehmensgründung ist es nicht ganz einfach, eine korrekte Rechnung manuell zu erstellen. Hilfreich sind spezielle Rechnungsprogramme wie dieses von Lexware: Die Software enthält Videos für Einsteiger, die ihnen den Einstieg in die Rechnungswelt erleichtern. Weiterhin handelt es sich um ein Programm, indem Verbraucher alle Abläufe ihrer Nebentätigkeit dokumentieren können, angefangen bei Belegen über Stammdaten bis hin zu Angeboten.

Eine Software zur Rechnungserstellung enthält bereits alle notwendigen Pflichtfelder, die auszufüllen sind. Gemäß § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG gehören folgende Angaben auf jede Rechnung, wenn ihr Wert größer als 150 Euro brutto ist:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers und leistenden Unternehmers
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer
  • Datum der Rechnungserstellung
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Bezeichnung und Menge der gelieferten Gegenstände oder Dienstleistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  • das finale und nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt
  • eventuell vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Hinweis zur Steuerschuld des Leistungsempfängers

Rechnungen, deren Wert kleiner ist, sind sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Für sie gelten leichtere Vorschriften, die hier nachzulesen sind.

Digitales Zeitalter, digitale Rechnungen

Im 21. Jahrhundert müssen Rechnungen nicht länger zwingend in Papierform versendet und aufbewahrt werden. Selbst die Unterschrift ist nicht zwingend notwendig. Eine Voraussetzung gibt es aber, um eine E-Rechnung zu versenden: Der Empfänger muss dem Versand und Erhalt einer digitalen Rechnung zustimmen.

E-Rechnungen haben den Vorteil, dass sie das Papieraufkommen reduzieren, wodurch der bürokratische Aufwand sinkt und die Umwelt geschont wird. Wenn möglich, sollte an jeden Geschäftspartner oder Kunden eine E-Rechnung versendet werden. Dies aber vorher mit diesem absprechen.

Die digitale Rechnungserstellung befreit Unternehmer nicht davon, alle Pflichtangaben auf dem Dokument abzubilden. Um die Vorsteuer abziehen zu können, muss die Rechnung zusätzlich folgende Bedingungen erfüllen:

  • sie muss lesbar sein
  • ihre Herkunft muss erkennbar sein
  • der Rechnungsinhalt muss unversehrt sein
  • sie muss alle gesetzlichen und umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen

Bei der Buchung gibt es keinen Unterschied, ob es sich um eine elektronische Rechnung oder Papierrechnung handelt.

Rechnungen für Dienstleistungen und Produkte im Ausland

Die bisherigen Informationen decken die Rechnungserstellung für in Deutschland ausgeführte Nebentätigkeiten. Wer seine Nebentätigkeiten im Ausland oder mit ausländischen Partnern ausführt, muss einige Besonderheiten beachten.

Generell gehören die bereits genannten Pflichtangaben auf eine Rechnung ins Ausland. Wird sie einem Unternehmen in der EU gesendet, erfolgt der Rechnungsausweis ohne die deutsche Umsatzsteuer. Der Empfänger zählt die in seinem Land gültige Steuer. Weiterhin müssen auf der Rechnung die USt-IdNr. des Leistenden und Empfängers abgebildet sein. Bevor eine Rechnung versendet wird, können Unternehmer die USt-IdNr. des Partners auf dieser Seite auf ihre Gültigkeit prüfen.

Etwas komplizierter ist die Rechnungsstellung für Partner außerhalb der EU. Generell ist eine solche Rechnung ebenfalls ohne deutsche Umsatzsteuer zu stellen. Das Problem ist, dass es keine einheitliche Rechtsgrundlage gibt, wie sie in der EU zu finden ist. In einigen Ländern gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Unternehmer sind generell beraten, sich über die steuerrechtlichen Behandlungen im Voraus zu erkundigen.


  1. Statistisches Bundesamt, Zahlen von März 2016
  2. Bildquelle: bigstock-ID-91302146-by-AndreyPopov

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